Khi tiếp cận một doanh nghiệp, chúng tôi xác định cách thức tiếp cận tùy vào tình hình khách hàng khi khách hành đến với chúng tôi. Chúng tôi chia ra các nhóm :
A. KHÁCH HÀNG KHÔNG CÓ BỘ MÁY KẾ TOÁN :
Thông thường thì Khách hàng nhóm này là các doanh nghiệp nhỏ, có quy mô vận hành không phát sinh nhiều. Mặc dù về chuẩn mực, thì công việc liên quan có biên độ dao động không lớn (chẳng hạn như 1 công ty có 500 Nhân viên và 1 công ty có 5 Nhân viên thì hạch toán tiền lương hay các khoản mục theo lương không khác nhau), độ khác biệt của doanh nghiệp nhỏ và lớn lại khác nhau ở vấn đề chi tiết phát sinh nghiệp vụ chứ không khác về cách hạch toán kế toán tổng hợp.
Trong trường hợp tiếp cận này, chúng tôi khuyến khích Khách hàng sử dụng Nhóm B, tức là nhóm cận chuẩn mực nhất với quy mô tổ chức kế toán. Trường hợp khách hàng phàn nàn về giá cao, thì chúng tôi áp dụng Nhóm C, nhóm “tiết kiệm”.
Một vài doanh nghiệp mới thành lập, chưa phát sinh nhiều, đơn giản thì chúng tôi có thể áp dụng Nhóm C. Tuy nhiên, một khi khách hàng đả phát sinh nhiều nghiệp vụ rồi thì chúng tôi từ chối áp dụng Nhóm C (hoặc từ chối cung cấp dịch vụ) bời chúng tôi không mong muốn việc chúng tôi cung cấp dịch vụ cho một khách hàng mà dịch vụ đó khi thực hiện, chúng tôi có cảm giác là “chưa hoàn thành đúng mực hệ thống kế toán – thuế”.
B. KHÁCH HÀNG CÓ NHÂN SỰ KẾ TOÁN – HÀNH CHÍNH :
Với Nhóm B, chúng tôi gọi là “mô hình phòng kế toán trong doanh nghiệp lớn nhưng thu nhỏ”. Những báo cáo được lập và quá trình hạch toán bắt đầu có tính hệ thống; nhìn vào đó, chúng ta có khả năng kiểm tra chéo hoặc tra cứu dữ liệu báo cáo với hệ thống chứng từ, và các quy định liên quan đến hạch toán.
Khi tổ chức mô hình này, chúng tôi biết các khách hàng của chúng tôi sẽ rất hài lòng khi chúng tôi cung cấp cho họ sản phẩm vào những ngày cuối tháng. Mặc dù không am hiểu Kế toán hay Kê Khai Thuế, nhưng họ có thể tìm và thấy dễ dàng những điều mà họ thắc mắc hay lưu tâm.
Khi Quy mô càng lớn thêm, và đòi hỏi phải tham dự nhiều quá trình chi tiết hơn, cân đối phải tính toán nhiều hơn, chúng tôi chuyển Nhóm B thành Nhóm A. Với Nhóm A, chúng tôi phải đảm bảo tất cả các vấn đề liên quan đến hạch toán và ghi nhận phải tuyệt đối cân đối và có chứng cử rỏ ràng.
C. KHÁCH HÀNG CÓ BỘ MÁY KẾ TOÁN :
Khi tiếp cận Khách hàng có Bộ Máy Kế toán, chúng tôi thấu hiểu nhu cầu của họ. Họ cần “tính hệ thống” và “sự dẫn dắt” củng cố niềm tin của họ vào hệ thống kế toán hiện hành. Thông thường khi những Khách hàng này đến với chúng tôi, tức là lúc họ có cảm giác Bộ Máy Kế toán của họ cồng kềnh hoặc thiếu hiệu quả hoặc họ suy tư là : không biết Phòng Kế Toán có vấn đề gì liên quan đến các số liệu Thuế hay không.
Đối với khách hàng của trường hợp này, chúng tôi tiến hành khảo sát. Thông thường thì chúng tôi đi đến 3 kết luận :
1/ Khách hàng thiếu quy trình kế toán. Do đó, các vấn đề bên trong Phòng kế toán bỗng dưng “rối loạn” và công việc chồng chéo. Kế toán trưởng có thể thấu hiểu điều này, nhưng không thể “vừa chạy tới vừa ngoái nhìn lại phía sau”. Chúng tôi phải nghiên cứu và hoạch định quy trình kế toán cho khách hàng của mình.
2/ Khách hàng lo lắng về việc các số liệu phản ánh sai sót. Với trường hợp này, chúng tôi tiến hành tra soát lại Chứng từ và Dữ liệu. Trong quá trình này, chúng tôi phải làm 2 việc báo cáo : Kiểm tra tính tương thích của hệ thống với 2 chuẩn mực : Kế toán và Thuế. Trong quá trình tra soát đó, chúng tôi kiến nghị các phần hành nào và những nghiệp vụ nào cần phải thu xếp lại.
3/ Khách hàng tìm “người đi bên cạnh” : Một ai đó có thể đi song hành với Phòng kế toán của khách hàng, để có thể đôn đốc, nhắc nhở, tư vấn, khuyến cáo, đưa ra giải pháp,…. Chính là điều mà khách hàng mong muốn. Trong trường hợp này, chúng tôi thiết lập cơ chế liên hệ giữa chúng tôi với các phần hành kế toán, khi đó, chúng tôi bắt đầu đi song hành cùng khách hàng.
